【当日に在宅勤務へ変更申請する理由17選】メール例文や気を付けるポイントも解説【リモートワーク】

このような方のための記事です
  • 当日になって在宅勤務をしたくなったが理由の伝え方に迷う
  • 明確な理由はあるが伝えるときに気を付けるべきポイントを知りたい
  • 会社へ送るメールの例文を見たい
以下を「ICTを活用した在宅勤務」として扱います
  • リモートワーク
  • テレワーク
  • 在宅勤務
うめ

フルリモートワーク(在宅勤務・テレワーク)を実践するうめです

予定されていた在宅勤務(リモートワーク)であれば何も困ることはありませんが、当日になってから急に在宅勤務をしたくなることってありますよね。

寝坊やなんとなくの体調不良のためであれば、会社や上司に在宅勤務の希望を伝える理由に迷うこともあります。

また、明確な理由があっても、当日申請であれば職場に迷惑をかけてしまうこともあるため、伝え方に気を付けなければいけません。

うめ

実際に私も、出社予定の日に、急に在宅勤務をさせてもらうことはあります

この記事では、状況に応じた「在宅勤務の当日申請で実際に使える理由」をまとめました。

記事の後半では、連絡する際に注意すべきポイントや、急な在宅勤務に備える事前の対処法も具体的に解説します。

また、メールで連絡する際の例文もいくつかご紹介するので、在宅勤務の当日連絡に役立ててください。

嘘はつかずに、職場の印象を悪くしない理由選びと伝え方が重要

目次

在宅勤務の当日申請:理由一覧

さっそくですが、在宅勤務の当日申請で使える理由一覧をご紹介します。

単に自分に合った理由を選ぶだけでなく、後半で解説する「気を付けるポイント」も意識して連絡するようにしてください。

自身の体調不良

頭痛・腹痛など

休むほどではないが、出勤の負担を減らして軽めの作業にしたい時に

急な頭痛や腹痛など、体調不良が起こった場合に、通勤が困難になることがあります。

高熱が出ている、吐き気の症状がある、といった場合は年休の取得がおすすめです。

しかし、休むほどの体調不良ではないが、朝もう少しだけ家でゆっくりしていたい、簡単な作業に集中する日にしたい、といったことは多々あります。

こうした時には具体的な症状と、在宅で行う業務内容をしっかりと報告するようにしましょう。

寝違え・腰痛など身体の痛み

腰痛やその他の慢性的な痛みがある場合、特に座り仕事が長時間にわたる職場では、在宅勤務が適切な選択肢となることがあります。

自宅で適切な休憩を取りながら作業を進めることができるためです。

寝違えてしまい当日の朝になって出社が難しくなった、ということもあります。

在宅で対応が必要な用事

役所での手続き

役所関連の手続きは、多くの場合、平日の日中にしか行えない

これには、住民票の取得や各種証明書の申請などが含まれ、在宅勤務の合間にこれらの必要な手続きを行うこともあります。

手続きを失念していた、家族に頼まれた、ということがあれば当日の在宅勤務での不自然ではありません。

銀行での手続き

役所と同じく、平日の昼間の手続きが中心となるのが、銀行です。

大きな金融取引や、安全性が求められる重要な手続きは、直接銀行に行く必要があります。

特に、ローンの申込みや大きな額の取引など、事前に予測できない場合もあるため、当日の在宅勤務申請が必要になることがあります。

ただし、通常の取引はATMやオンラインでできるため、役所での手続きに比べると平日に行かなければならない頻度は高くありません。

荷物の受取

大きな荷物や生もの・冷凍品の受取であれば早い方がいい

在宅での勤務が必要となる典型的な理由の一つが、大切な荷物の受取です。

特に時間指定や、署名が必要な配達の場合、自宅にいる必要があります。

このような場合は、前もって配達予定が分かっていれば在宅勤務も事前申請が理想的ですが、急な変更があったり配達時間の確定が当日になることも少なくありません。

病院での受診・通院

急な体調不良や、定期的な健康診断などで病院に行く必要がある場合も、在宅勤務を申請する一般的な理由です。

ただし、病院に行かなければならないような急病であれば、在宅勤務よりも年休を利用するのが普通です。

当日に在宅勤務をしなければならないのは、予約していた眼科や歯科のことを失念していた、というのが一般的でしょう。

私用全般

理由を求められない職場であれば「私用」とだけ伝えることも

その他の私用で在宅勤務を申請する必要がある場合もあります。

年休や在宅勤務で日ごろから理由を求められない職場であれば、「私用のため」と伝えるだけで済みます。

ただし、そういった職場ではそもそも理由や伝え方に迷うようなことはないでしょう。

家族の事情

家族の急な病気

家族が急に体調を崩した場合、看病や病院への同行が必要になることがあります。

特に小さなこどもがいる家庭では、このような事態は突然起こり得ます

こどもに限らずパートナーが体調不良になることもありますし、近くに両親や親族が住んでいる場合、念のため何かあったときに駆け付けられるよう在宅勤務にしたい、といったこともあるでしょう。

こどもに関する急用(幼稚園・学校など)

こどもが幼稚園や学校に行った後で、急に熱を出したり、学校から呼び出されることもあります。

ただし、当日の在宅勤務が必要になるのは朝の時点であることが多いため、こどもに関するの理由では「こどもの体調不良」の方が頻度は多くなります。

ペットの体調不良

家族同様、ペットも突然の不調に見舞われることがあります。

ペットを飼っている家庭にとっては、これが在宅勤務を申請する重要な理由になることもあります。

ただし、上司によってはペットの大切さに理解の無い方がいる可能性もあります。

他の家族は仕事や外出でペットの面倒を見ることができず、自身が家に残る必要があることをしっかりと伝えるようにしましょう。

自宅のトラブルなど

水漏れ・停電などのトラブル

自宅で発生した水漏れやガス・電気などのトラブルは、すぐに対応が必要なため、在宅勤務を申請する理由になります。

すぐに直さなければ生活に影響が出てしまうため、当日に急な修理を依頼することもあり得ます。

この場合、誰かが家にいなければならないため、職場に在宅勤務制度のある人が残るのが自然です。

家電・住宅設備の修理

インフラの故障だけでなく、冷蔵庫や洗濯機など、日常生活に欠かせない家電の故障や、住宅設備の修理が必要な場合も、技術者の訪問日に合わせて在宅勤務を申請することがあります。

こうした修理は夜間ではなく日中の対応が多いため、在宅勤務をしながら業者の到着を待つことになります。

交通機関・交通手段

電車・バスなど公共交通機関の遅れ

交通機関の遅れや事故が原因で、通勤が困難になることがあります。

このような場合、在宅勤務が推奨されます。

普段使う路線の遅延情報を通知してくれるアプリもあるため、そういったツールを活用して家を出る前に情報を得られるようにしておきましょう。

電車の遅延は会社側でも確認できることのため、嘘の申請はしない

自家用車や自転車の故障

自家用車や自転車が故障した場合も、通勤手段が失われるため、在宅勤務が必要になることがあります。

これにより、修理の手配と仕事の両方を在宅勤務で進めることができます。

普段から車や自転車で通勤している方にとっては、これが当日申請の理由になることがあり得ます。

自然に起因する理由

大雨

通勤に問題がなくても、職場によっては正当な理由に

激しい雨が降ることによって通勤路が冠水したり、交通機関に乱れが生じたりすることがあります。

このような状況では、安全を考慮して在宅勤務を申請することが多いです。

また、そこまでの大雨でなくとも、在宅勤務のハードルが低い会社であれば、天候を理由とした当日在宅勤務も許される傾向にあります。

台風

台風やその他の激しい天候の影響で、外出が困難になることがあります。

在宅勤務(リモートワーク)の制度のある会社であれば、会社の方から在宅勤務に切り替えるよう周知が来ることも多いでしょう。

仮に会社から連絡が来なくとも、台風の接近があれば、自己判断で在宅勤務を申請することも不自然ではありません。

雪・路面凍結

冬季に雪や路面の凍結が発生すると、通勤が危険または不可能になることがあります。

特に寒冷地では、このような天候が在宅勤務の申請理由として頻繁に挙げられます。

当日は晴れていても、住んでいる地域によっては雪が残っていたり路面が凍結していたりするリスクがあります。

会社の近くではなく自宅周辺の状況をしっかりと伝え、当日でも在宅勤務に切り替えるようにしてください。

在宅勤務の当日申請:気を付けるポイント

「言い訳」ではなく適切な理由となるように

言い訳は「自分の失敗を弁解したり、身の潔白を証明する」こと

在宅勤務の申請理由は、会社に対して誠実かつ適切である必要があります。

自分を正当化するただの言い訳ではなく、当日申請することが良くないことは認めつつ、実際に在宅で作業を行う必要がある合理的な理由を提示することが必要です。

明確な理由がない時は「ちょっとした体調不良」であることを伝えるのがおすすめ

寝坊やなんとなくの体調不良で在宅勤務がしたくなることもあるかと思います。

それを理由にすると印象が悪くなるのではと心配して、つい良い言い訳を考えようとしてする気持ちも分かります。

しかし、無理やり理由を考えると、後になってちょっとした会話で嘘がばれるリスクがあるのでおすすめしません。

今後のことも考えると、正直に「発熱はなく休むほどではないが、体調がすぐれないため在宅勤務にしたい」ということを会社に伝えるようにすることをおすすめします。

たしかに急な体調不良は自己管理が疑われますし、当日申請は職場に迷惑をかける可能性もあります。

しかし、その非は認めながらも、「いまからであれば遅れての出社や年休よりも、在宅勤務をした方が合理的」だということをしっかり伝える必要があります。

「当日の在宅勤務=家でサボる」ではありません。

「通勤の時間を自宅での休息にあてればその日十分働ける」
「通勤していると遅刻になるが在宅勤務なら始業に間に合う」
といった時に当日の在宅勤務をする

しっかりと在宅でも効率的に働けるよう、日ごろから心がけることも重要です。

作業もできないほど体調が悪い、気分が乗らないというのであれば、在宅勤務ではなく年休でその日しっかり休養を取るようにしましょう。

連絡方法は職場のルール・雰囲気に合わせる

職場によって社風やルールは大きく異なります。

定期的な在宅勤務が一般的で、多くの従業員が在宅でのリモートワークを行っている環境であれば、当日申請のハードルも低いでしょう。

しかし、出社が通常で、特別な事情や理由があるときだけ在宅勤務が認められているような会社では、当日申請は難しくなります。

在宅勤務を申請する際は、その職場のルールや雰囲気に合わせた方法で連絡を取ることが重要です。

たとえば、正式なメールを送る企業もあれば、気軽にチャットで連絡を取る文化の職場もあります。

電話・メール・チャットどれを使うかや文面は会社の雰囲気による

記事の後半では、「比較的しっかりしたメールで理由を送る必要のある企業」を想定して文例をご紹介します。

ウソや辻褄が合わない理由は避ける

後日のちょっとした会話でウソがばれることも

信頼を築くためにも、明らかなウソは避けるべきです。

虚偽の理由で在宅勤務を申請すると、後々職場での信用を失う原因にもなりかねません。

例えば、「電車遅延」を理由にした場合、上司や人事がその情報が公になっているかを確認することがあるかもしれません。

急な年休や在宅勤務の申請を行った場合、上司が何気なく雑談で理由を聞いてくることもあるでしょう。

「昨日は大丈夫だった?」「こどもの体調は大丈夫?」といったように深い意図はなく、むしろ心配して声をかけてくれることもあります。

申請した理由に嘘があれば、雑談の中でも嘘や言い訳を重ねる必要が出てくるのでリスクが大きいです。

当日でも早めに連絡する

あまりに始業直前だと寝坊だとしか思われないリスクも

在宅勤務の申請は、できるだけ早めに行うことが望ましいです。

突然の変更でも、早めに連絡を入れることで職場の準備や対応がスムーズになります。

とはいえ、寝坊と思われたくないからと言って、直前に嘘の理由で申請することは、これまでお伝えした通り避けるべきです。

当日の申請であること、体調不良等で直前の連絡になったことを丁寧に詫び、在宅勤務を行うようにしましょう。

こうした場合、理由よりもその頻度に気を遣うべきです。

日ごろから体調管理に気を付け、当日始業直前での在宅勤務の申請は、極力発生しないようにしてください。

業務報告をしっかりする

急な在宅勤務では理由の連絡だけでなく終業の報告も重要

当日になってから在宅勤務を申請し、さらにその日何をしていたのかよく分からないといったことが続けば、職場での信頼を失うリスクがあります。

在宅勤務の日は、その日の業務内容や進捗をしっかりと報告することが重要です。

これにより、在宅勤務が意味のあったことだと示すことができます。

こうすることで、次回以降も在宅勤務を行いやすくなります。

急な在宅勤務に備える対処法

事前に連絡先を確認する

在宅勤務をスムーズに進めるためには、必要な連絡先を事前に確認しておくことが重要です。

これには上司や同僚だけでなく、クライアントの連絡先も含まれることがあります。

当日になって慌てることなく、必要な連絡を迅速に行えるよう、上司の連絡先や当日のスケジュール確認方法を事前に明らかにしましょう。

生活習慣を整える

体調不良での在宅勤務が多い時は注意

在宅勤務を頻繁に利用する場合は、健康的な生活習慣を整えることが重要です。

こうした時、当日になって出社が難しくなるのには、前日の夜からの過ごし方に問題のあることが多いです。

体調や生活を整え、急な在宅勤務の頻度を減らすことで、本当に在宅勤務が必要な時にスムーズに実施しやすくなります。

在宅勤務(リモートワーク)環境を整える

急な在宅勤務でもオフィスと同等に働けるようにしておく

効率的な在宅勤務を行うためには、作業環境を整えることが不可欠です。

在宅勤務の頻度が多ければ問題ありませんが、たまにしか行わないとき、必要なデバイスなどがオフィスに置いてあり困ることがあるかもしれません。

在宅勤務の制度があれば、いつそうなってもいいよう、ノートパソコン以外の会社の備品がなくとも快適に働ける環境を自宅にも用意しておきましょう。

在宅勤務の当日申請:メール文例

「比較的しっかりしたメールで理由を送る必要のある企業」を想定して、特に急な在宅勤務の理由として使われることの多い文例をご紹介します。

それぞれの実際の理由に合わせて、少し書き換えるだけで使えます。

「自身の体調不良:頭痛・腰痛など」文例

〇〇さん

おはようございます。直前のご連絡となり申し訳ございません。

本日ですが、体調不良のため在宅勤務をとさせてください。

今朝から頭痛があり、体調が万全ではありません。

発熱はなく、作業はできそうですので、休みではなく在宅で仕事を致します。

対面で必要な用事はなく、関係者には個別に連絡を差し上げます。

本日は○○を進めます。

お忙しい時間に申し訳ございませんが、
ご承認よろしくお願いいたします。

「自身の体調不良:寝違え・腰痛など」文例

〇〇さん

おはようございます。

本日ですが、寝違えてしまい今朝から首が痛むため、在宅勤務をとさせてください。
その他体調に問題はありませんので、在宅で仕事は可能です。

直前のご連絡となり申し訳ございません。

対面で必要な用事はなく、関係者には個別に連絡を差し上げます。

本日は○○を進めます。

お忙しい時間に申し訳ございませんが
ご承認よろしくお願いいたします。

「在宅で対応が必要な用事:荷物の受取」文例

〇〇さん

おはようございます。

本日ですが、荷物が自宅に届く予定があるのを失念しており、
受取のため在宅勤務とさせてください。

直前のご連絡となり申し訳ございません。

対面で必要な用事はなく、関係者には個別に連絡を差し上げます。

本日は○○を進めます。

お忙しい時間に申し訳ございませんが
ご承認よろしくお願いいたします。

「家族の事情:家族の急な病気」文例

〇〇さん

おはようございます。

本日ですが、○○が急に体調を崩し、
看病のため在宅勤務とさせてください。

直前のご連絡となり申し訳ございません。

対面で必要な用事はなく、関係者には個別に連絡を差し上げます。

本日は○○を進めます。

お忙しい時間に申し訳ございませんが
ご承認よろしくお願いいたします。

まとめ

在宅勤務を当日に申請する理由は多岐にわたりますが、どの理由も職場への配慮と誠実さが求められます。

  • 言い訳を重ねず正直な理由を伝える
  • 家庭の事情や用事を理由にすると雑談で嘘がバレることも
  • 「体調不良」が理由でも良く、頻度や伝え方の方に気を遣う
  • 伝え方や文章は会社の雰囲気に合わせる
  • 終業時の業務報告も欠かさずに行う

これらのポイントを守ることで、必要な時に在宅勤務を行って仕事と私生活のバランスを保ちながら、職場の信頼も維持することができます。

リモートワーク(在宅勤務)については、以下に詳しくまとめています。

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